Multiplayer statt Single Game

Ein Social Intranet für global tätige Unternehmen basiert auf einer sorgfältigen Analyse der bestehenden Unternehmenskultur und einer schrittweisen Entwicklung entsprechend des Reifegrads.

Unternehmen leben von dem Wissen in den Köpfen ihrer Mitarbeiter. Collaboration-Lösungen und Intranets fördern die gewünschte Zusammenarbeit der Experten und den Austausch untereinander. Auf diese Weise lassen sich häufig Know-how bündeln und Innovationen vorantreiben. Vor allem für international tätige Firmen ist es mittlerweile ein Wettbewerbsfaktor, ihre Projektteams weltweit näher zusammenrücken zu lassen. Intranets auf der Basis von SharePoint haben sich als Plattform für den Informations- und Wissensaustausch seit Jahren bewährt. Der Konzeption und Planung von Intranets sollte dabei stets eine profunde Bedarfsanalyse vorausgehen. Nicht jede Funktionalität und jeder Ansatz ist für jedes Unternehmen geeignet. Das, was technisch möglich ist, ist für die Planung von Collaboration-Lösungen keinesfalls vorrangig. Sehr viel zielführender ist es, die Unternehmenskultur unter die Lupe zu nehmen, um darauf basierend das neue Intranet exakt für den Bedarf der Mitarbeiter zu konzipieren.

Weltweit agierende Projektteams näher zusammenführen

Bei einem großen Unternehmen mit knapp 5.000 Mitarbeitern an weltweit 70 Standorten wurde ein bestehendes Intranet zur umfassenden, global verfügbaren Collaboration-Plattform ausgebaut. Die Plattform umfasst sowohl den persönlichen Digital Workplace, das Intranet, verschiedene Applikationen sowie eine übergreifende Suche. Der Digital Workplace stellt für jeden einzelnen Anwender ortsunabhängig den Zugang zu arbeitsrelevanten Dokumenten und Inhalten zum Austausch im Team bereit. Dass die Mitarbeiter auch länderübergreifend im Team zusammenarbeiten, wird durch die SharePoint-basierte Plattform, z.B. durch verschiedene Sprachen oder Terminanzeige in angepassten Zeitzonen unterstützt. Das unternehmensweite Intranet bietet zwar Vielfalt sowohl in technischer als auch sprachlicher Hinsicht, überfordert aber nicht die Nutzer, da diese nur die benötigten Funktionen auswählen. Social-Funktionen wurden eingeführt, Teamräume ebenso wie die Möglichkeit, sich virtuell in Meetings zu treffen.

Basis für die Planung der Collaboration-Plattform war eine gründliche Bestands- und Bedarfsaufnahme. Hierzu wurden intensive Interviews mit zahlreichen Anwendern geführt. Fragestellungen, die im Vorfeld eines solchen Projekts beleuchtet werden, sind etwa, welcher Inhalt und welche Funktionen überhaupt bereitgestellt werden sollten. Dies ist abhängig vom jeweiligen Erfahrungs- und Reifegrad – insbesondere in Bezug auf organisatorische Prozesse sowie auch auf bestehende Change-Management-Ansätze. Auch die interne Kommunikation spielt hier eine maßgebliche Rolle. Gemeinsam mit externen Beratern lässt sich ohne verzerrte Selbstwahrnehmung überprüfen, wie bislang im Unternehmen kulturelle Veränderungen kommuniziert und beeinflusst werden. Die Ergebnisse aus diesen Analysen beeinflussen dann den Veränderungsprozess sowie auch die Geschwindigkeit, die die Einführung des Portals erfordert. Definiert werden sollten im Anschluss an die Bestands- und Bedarfsaufnahme die Vision, die Programmziele und, hieraus folgend dann, die Strategie und eine Roadmap für die Collaboration-Plattform.

Bessere Alternativen zu klassischen Kommunikationslösungen anbieten

Ein typisches und deshalb häufig verfolgtes Ziel für international tätige Firmen ist es angesichts der verteilten Standorte, die Zeitunterschiede leichter überbrücken zu können. Dies gelingt, indem etwa jeder Nutzer per Newsfeed auf dem neuesten Stand gehalten wird. Hier sind neue Informationen zu Projekten oder zwischenzeitlich geänderte Dokumente seit dem letzten Login sofort ersichtlich. Die Funktionen der Collaboration-Plattformen werden immer dann gut angenommen, wenn diese vom Projektteam einfach dargestellt sind und der Nutzen nachvollziehbar ist. Typischerweise geht es bei einem Intranetprojekt nicht darum, die klassischen Kommunikationsprozesse zu eliminieren, sondern darum, bessere Alternativen zu finden, die die Produktivität und Effizienz erhöhen.

Neue Instrumente wie Social Tools und Teamräume in SharePoint tragen dazu bei, dass beispielsweise internationale Teams in den Projekten am Ball bleiben können oder dass sich der Informationsaustausch mit Partnern vereinfachen lässt. Konkrete Prozessunterstützung erhalten Teams beispielsweise bei der Organisation von Meetings. Es können Präsenzveranstaltungen effizienter vorbereitet werden, indem auf der Plattform gemeinsam an der Agenda gearbeitet wird. Schon während des Meetings lassen sich mühelos Ergebnisse dokumentieren, sodass die aufwendige Protokollerstellung im Nachgang komplett entfällt.

Auf gleiche Weise lassen sich Agenda und Dokumentation auch für virtuelle Meetings umsetzen. Diese können beispielsweise über die Lync-Technologie stattfinden, die in SharePoint harmonisch integriert ist. Typischerweise treten durch den derart beschleunigten Austausch auch zyklische Veränderungen in der Unternehmenskultur auf. Einerseits bedingen die Arbeitsgewohnheiten und die gelebte Praxis in der internen Kommunikation die funktionale Ausstattung eines Intranets. Zum anderen verändern sich durch die Nutzung neuer technischer Möglichkeiten auch die täglichen Gewohnheiten. Erfahrene Intranetberater empfehlen daher, Unternehmensportale schrittweise zu entwickeln und jeweils auf den Reifegrad des Unternehmens abgestimmt. Hierzu hat die IPI GmbH das Entwicklungsframework i-volve entwickelt, das unter anderem die strategischen und die operativen Dimensionen eines Intranetprojektes zugrunde legt.

Anpassungen und Optimierungen an Anwenderwünschen ausrichten

Die Ausgestaltung des Intranets nach dem Go-Live ist unter anderem abhängig von den Wünschen und Anforderungen der Anwender. Auf dieser Basis wird auch in dem Projekt des international tätigen Unternehmens beständig daran gearbeitet, die Plattform zu aktualisieren und zu verbessern. Als Ergebnis aus zwei Jahren Collaboration-Plattform entstanden zwischenzeitlich Projekte, die ohne die technische Unterstützung gar nicht denkbar gewesen wären.

Erfolgsfaktoren für eine hohe Akzeptanz und rege Beteiligung im Intranet sind in jedem Fall das frühe Einbeziehen der Schlüsselanwender sowie ein überzeugendes Schulungskonzept. Im Falle des hier beleuchteten Anwenderbeispiels hatte die Projektleitung von Beginn an die Schulung und Erklärung der neuen Arbeitsweisen als wichtigsten Projektteil identifiziert. Zunächst wurden hierfür möglichst einfache Collaboration-Umgebungen geschaffen, und dabei wurde SharePoint an die internen Abläufe angepasst. Im Anschluss wurde insbesondere die Usability von Experten untersucht und weiter optimiert. Mit einer Mischung aus Präsenzschulung, E-Learning und Hilfesystem wird jedes Modul der Plattform bis ins Detail an die Nutzer vermittelt. Darüber hinaus ist auch eine kurze Einweisung noch heute Pflicht für jeden, der einen Collaboration-Raum beantragt. Auf diese Weise ist mit größtmöglicher Sicherheit gewährleistet, dass die Anwender auch die Vorteile und Möglichkeiten der neuen Technologien erkennen und für sich nutzen.

Interne Kommunikation und Schulungsprozesse sind Erfolgsfaktoren

Es empfiehlt sich zudem, den verschiedenen Gremien im Unternehmen sowie natürlich dem Vorstand die Projektziele und -fortschritte regelmäßig zu präsentieren. Zudem sollten die internen Kommunikationskanäle genutzt werden, um die Idee vorzustellen und frühzeitig das Interesse sowie Befürworter zu gewinnen. Zum Go-Live sollten fertige Prozesse und Schulungen angeboten werden können. Auch ein Collaboration- Team, welches die Anwender aktiv unterstützt, ist sehr förderlich für die weitere Entwicklung des Intranets. Zusätzlich sollten regelmäßig Review- Gespräche eingeplant werden, um die Mehrwerte der Plattform kontinuierlich zu optimieren.

Dieser Beitrag erschien zuerst in BEYOND, Ausgabe 01/2015.

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Dr. Julian Bahrs

Dr. Julian Bahrs

Dr. Julian Bahrs ist Senior Consultant bei der Intranet-Agentur IPI GmbH, Leiter der Competence Group Collaboration und Enterprise 2.0 und Spezialist für das Thema Wissens- und Projektmanagement. Er ist Autor und Herausgeber zahlreicher wissenschaftlicher Artikel und Buchbeiträge zur Analyse und Gestaltung von Informations- und Wissensflüssen und Wissensmanagement-Systemen.

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