Digitale Heimat – endlich ein Zuhause für alle im Unternehmen!

Wenn wir morgens zur Arbeit gehen treffen wir auf Kollegen, riechen den frisch gebrühten Café und begegnen Emotionen. Dann wissen wir, dass wir angekommen sind. Das ist unser Gefühl von Heimat. Aber wo bleibt dieses Gefühl in der digitalen Welt? In einer Zeit in der immer mehr Menschen nur digital mit anderen kommunizieren und so viel unterwegs sind, dass sich das E-Mail Postfach beinahe heimischer Anfühlt als das eigene Büro? In so einer Welt ist es die Aufgabe von Unternehmen für ihre Mitarbeiter eine digitale Heimat zu schaffen. Einen Ort in der digitalen Welt an dem man über die Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden gehalten wird, an dem man Kollegen treffen und schließlich auch ein sozialer Austausch stattfinden kann.

Ein Mitarbeiter der Morgens auf diese Plattform zugreift und seine „Unternehmenszentrale“ aufmacht, sieht sofort alle Updates zu den Themen die ihn begleiten, z.B. von seinen Projekten aus dem Workspace oder den Nachrichten seiner Kollegen.
Die digitale Heimat ist grundsätzlich als Vision zu verstehen – nach dem Motto – „das ist die Perfektion unserer Idee des modernen Internets“. Bestimmt ein langer Weg bis dorthin – aber sicherlich wettbewerbsrelevant und innovationsfördernd. Am Anfang hast du oftmals eine Kommunikations- oder Kollaborationsplattform. Aber damit es wirklich eine digitale Heimat wird, müssen die Informationen aller Kernbereiche des Unternehmens dort einfließen und jeder Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Ein Mehrwert bietet die Oberfläche genau dann, wenn der User exakt die Informationen erhält die er benötigt. Somit wirkt der Informationsfluss klassischerweise nicht mehr nur top-down sondern auch abteilungs- und kollegenübergreifend.

 

Unternehmens-News: Das Social Intranet ist mehr als Social Collaboration

Es gibt die Unterscheidung zwischen dem Intranet im klassischen Sinn als interne Web-Site – als interne top-down Informationsplattform. Das andere Extrem wäre eine Art „Unternehmens- Facebook“ als internes soziales Netzwerk. Aus heutiger Sicht ist das nicht mehr zu trennen. Die digitale Heimat impliziert Unternehmens-News und gleichzeitig die digitale Zusammenarbeit. Damit fördern wir die hierarchielose Zusammenarbeit. D.h. ein Intranet muss den Spagat der klassischen top-down Kommunikation und der interaktiven Zusammenarbeit schaffen.

Wie wird das über eine Social Intranet Software wie Coyo gefördert?

Es ist wichtig ein Out-of-the-box-Produkt zu haben, das einem die ganzen digitalen Werkzeuge mit an die Hand gibt. Wir haben eine moderne Kommunikationsplattform mit Chats und die Möglichkeit, Projekte digital abzubilden, also Dateiablagen, Kalender, Wikis und Microblogs etc.

Es muss aber auch die Möglichkeit bieten, Informationen redaktionell und zielgruppengerecht auszuliefern. Somit wollen beispielsweise auch die gewerblichen Mitarbeiter schnell informiert werden und Teil der digitalen Heimat werden. Meist dann über das private Smartphone.

 

Usability: So baut man Hürden ab

Wenn man von einer digitalen Heimat, also einer gesamten Unternehmenslösung spricht, dann muss man dafür sorgen, dass man damit auch das gesamte Unternehmen erreicht. Im Gegensatz zu einem Prozesstool, wie z.B. einem CRM-Tool, wo der Vertrieb verpflichtet ist es zu nutzen und für seine tägliche Arbeit unausweichlich braucht, sollte man bei einer Intranet-Software ohne Zwang nutzen und durch andere Faktoren begeistern. Wir wissen, dass die Hürden der Benutzung so niedrig wie möglich gestaltet werden müssen. Dabei müssen sie den Mehrwert, der ein solches Tool bietet, erkennen und auch einfach darauf zugreifen können. Dazu gehört auch die Unabhängigkeit der Browser und der Geräte die man dabei benutzt. Daher entwickeln wir unser

Coyo „mobile first“. Damit gewährleisten wir, dass vom kleinsten Bildschirm ausgehend die Usability gewährleistet wird.

Über die Sicht des Users ist auch die Usability der Administratoren nicht zu vernachlässigen. Sie gelten oft als Power-User und erstellen Projekträume oder informative Seiten. Ohne vorab zuerst einen Antrag bei der IT abgegeben zu haben, sondern direkt aus dem Bedarf heraus. Diese müssen dann leicht aufgebaut und mit Inhalten gefüllt werden können. Am besten intuitiv. Das bringt eine solche Plattform enorm nach vorne.

Wie komplex muss ein solches System sein? Was muss ein solches System bieten?

Der einzelne User liebt es den einfachen Umgang mit einem solchen Tool. Die Entwicklung orientiert sich optimaler Weise an bekannten Mustern, wie z.B. private Netzwerk. Es darf nicht komplex oder unübersichtlich sein. Es ist wichtig, dass ein Social Intranet viele verschieden Features hat. Gleichzeitig müssen sie aber so intelligent angeordnet werden, dass genau das zur Verfügung steht, was man in diesem Moment auch wirklich braucht. Bei Coyo haben wir es durch das App-Prinzip geschafft, die Komplexität der Features in die Tiefe zu verlagern und sie erst dann erscheinen, wenn der User sie auch wirklich braucht. D.h. man kann beispielsweise Projekträume erstellen – nur aus einer Datei-Ablage und einem Wiki. Brauche ich kontextbezogen kein Wiki, lasse ich es eben weg. Coyo bietet ca. 18 Apps. Sollte dennoch einmal Hilfe benötigt werden, sind kontextbezogene Hilfen äußerst hilfreich und vermeiden aufwändige Schulungen oder Nachfragen. Wir nennen das „no-training-concept“.

 

Prozesse & Employee Self Services: Der Ort wo alles zusammenläuft.

Das genau ist der integrative Punkt. Ein Social Intranet, welches für sich selbst steht, ist bereits ein Mehrwert. Steigt jedoch erheblich mit der Integration weiterer Tools, insofern die Schnittstellen bereits dafür vorhanden bzw. leicht zu schaffen sind.

Spricht man über Digitalisierung und Produktivitätssteigerung, muss man sich gezielt auf den Mitarbeiter einstellen. Was sind seine Kernaufgaben, welche Informationen braucht jeder Einzelne. Schafft man es, das Social Intranet in die bestehende Prozesswelt zu integrieren, hat man auch den Ansatz der digitalen Heimat. Dies können reine Support-Prozesse sein wie Urlaub beantragen, Adresse oder Gehaltskonto ändern oder echte Kern-Prozesse wie z.B. Informationen über die aktuelle Produktionslandschaft oder KPI ́s von der Web-Site oder SAP-Benachrichtigungen die hier auflaufen und darauf hinweisen, dass weitere Prozessschritte in der Verantwortlichkeit des Nutzers liegen.

 

Engagement: Die Erwartungen an einen „coolen“ und modernen Arbeitgeber.

Die Generation die aktuell in Unternehmen strömt, ist geprägt von Digitalisierung durch Tools wie Smartphones, private Netzwerke und alternativen Kommunikationswegen. Alternativ zu dem, was die Generation kennt, die heute in der Chefetage sitzen.

Wir haben in unserer Entwicklung Briefe geschrieben, telefoniert, gefaxt und schreiben emails. Heute kommuniziert die Generation Y (1980 bis 1999 geboren) via WhatsApp, man folgt sich auf sozialen Netzwerken, man teilt „sein Leben“ mit anderen. Diese Schnelllebigkeit der Kommunikation wird sicherlich auch von modernen Arbeitgebern erwartet, da sie darin einen Mehrwert für sich erkennen. Die Kommunikation heute muss transparenter und der Zugang dazu unkomplizierter werden.

Was darf man vom Workshop erwarten?

Wir wollen im Wesentlichen die Vision der digitalen Heimat zugänglich machen. Unsere Version des Perfekten Intranets. Was man erwarten kann ist, dass man nach dem Workshop das Thema verstanden hat und in Gruppenarbeiten aufgezeigt bekommt, welche Bausteine und Aspekte es benötigt, solch eine Plattform aufzusetzen und wie die nächsten Schritte dazu im Überblick aussehen. Dabei werden wir auch auf einzelne Produktfeatures eingehen und damit den Mehrwert vom klassischem hin zum Social Intranet aufzeigen.

Malte Witt leitet einen Workshop zum Thema „Digitale Heimat: Zentrale Kommunikationsplattform für das ganze Unternehmen“ auf den Praxistagen Interne Kommunikation 2.0. am 24. März 2017.

Dieser Beitrag ist im Newsletter Fokus IK 2/2016 erschienen.

Foto von Norbert Levajsics

Malte Witt, mindsmash

Malte Witt, mindsmash

ist Vertriebsmitarbeiter der ersten Stunde und hat seinen Verantwortungsbereich vom Sales Manager sehr erfolgreich zum Key Account Manager und Berater ausgebaut. Er hat namhafte Unternehmen aus dem Bereich KMU und Konzerne bei der Einführung der Social Collaboration Software „Coyo“ begleitet. Er vernetzt mit seiner Fachkenntnis und sozialen Kompetenz alle Beteiligten zu einer erfolgsver- sprechenden Einheit – gerne mit einer Portion Humor.

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